Wer in seinem Unternehmen viele Geschäftsvorgänge produziert, der muss sich bei Zeiten über eine sinnvolle Archivierung der Bezugsdokumente machen. Schnell entsteht so mit der Zeit ein großes Repertoire an Geschäftsbriefen nebst Abrechnungsdokumentationen und sonstigen Anlagen. In den meisten Fällen wird die dann notwendige Aktenarchivierung der Geschäftsunterlagen in Papierform durchgeführt - d. h. es werden mehr oder weniger gut organisierte Aktenordner angelegt.

Diese Ordnersysteme haben dann den Vorteil, dass alle relevanten Vorgänge im Unternehmen ohne die Zuhilfenahme von moderner elektronischer Datenverarbeitung (sprich: Computern und Datenbanken) bearbeitet werden können. Ebenso erfordert eine solche Dokumentenstruktur ein hohes Maß an Personalressourcen - und je nach Art und Umfang auch eine Menge Platz.

Aus den o. g. Erfordernissen gehen deshalb auch viele kleine Betriebe dazu über ihre komplette Buchführung und Aktenarchivierung in elektronischer Form zu gestalten. Entsprechende Software gibt es dazu in umfangreichen Variationen auf dem Markt. Eine sorgfältige Einarbeitung ist dabei natürlich Pflicht - aber schon nach kurzer Zeit möchte kaum noch ein Unternehmer bzw. Gewerbetreibender die Vorzüge einer elektronischen Aktenarchivierung missen wollen. Die Lagerung von Altakten kann dann ggf. externen Dienstleistern übertragen werden.